سياسة الإلغاء والتأخير في العيادة: إزاي تكتبها وتطبقها بلطف

من غير قواعد واضحة، كل مريض متأخر أو غايب بيبقى خناقة صغيرة في الاستقبال. والسكرتيرة بتبقى في موقف صعب: تدخل المتأخر ولا لأ؟ تحجز تاني للي غاب ٣ مرات ولا لأ؟ السياسة المكتوبة بتحل ده، بشرط تبقى عادلة وتتطبق على الكل.

١. الإلغاء

اطلب من المرضى يلغوا قبل الميعاد بوقت كافي (مثلاً ٣ ساعات أو يوم)، وسهّل الإلغاء: رد على رسالة التذكير. كل ما الإلغاء أسهل، كل ما المريض يلغي بدل ما يغيب.

٢. التأخير

حدد مهلة (مثلاً ١٠ أو ١٥ دقيقة). المريض اللي يتأخر أكتر يدخل في أول فراغ بعد المرضى اللي وصلوا في ميعادهم، مش على حسابهم.

٣. تكرار الغياب

المريض اللي يغيب من غير ما يبلغ أكتر من مرة، ممكن يتطلب منه تأكيد الحجز قبلها بيوم، أو يحجز في مواعيد معينة. خلّي القاعدة لطيفة ومكتوبة.

٤. تأخير الدكتور

السياسة لازم تبقى في الاتجاهين. لو الدكتور هيتأخر، المرضى يتبلغوا بدري برسالة، ولو التأخير كبير يتعرض عليهم ميعاد تاني.

٥. الحالات المستعجلة

وضّح إن الحالات الطارئة ليها الأولوية، وإن ده ممكن يأخر الدور شوية. المرضى بيتفهموا لما يكون الكلام واضح من الأول.

٦. الاستشارة

مدتها (مثلاً خلال أسبوعين من الكشف) وسعرها، ولو فاتت المدة تتحسب كشف جديد.

نموذج تعلقه في الاستقبال

• برجاء الحضور قبل الموعد بـ١٠ دقائق.
• الدخول بالمواعيد المحجوزة، والحالات الطارئة لها الأولوية.
• في حالة التأخير أكثر من ١٥ دقيقة، يتم الدخول في أول موعد متاح.
• برجاء إبلاغ العيادة في حالة الإلغاء قبل الموعد بـ٣ ساعات على الأقل.
• الاستشارة خلال [المدة] من تاريخ الكشف.

التطبيق بلطف

السياسة مش عقاب. الهدف إن المواعيد تمشي والكل ياخد حقه. درّب السكرتيرة تشرحها بهدوء، وخليها مرنة مع كبار السن والظروف الحقيقية.

أسئلة شائعة

أتعامل إزاي مع المريض المتأخر؟

حدد مهلة ١٠ لـ١٥ دقيقة، وبعدها يدخل في أول فراغ بعد المرضى اللي وصلوا في ميعادهم.

إزاي أقلل الإلغاء في آخر لحظة؟

ذكّر المريض قبل الميعاد بيوم واطلب منه يأكد، وسهّل الإلغاء بالرد على الرسالة.

أكتب سياسة الإلغاء فين؟

في الاستقبال، وفي صفحة الحجز، وفي رسالة تأكيد الحجز.

قلل الغياب والتأخير مع كشف وروشتة: جرّب مجاناً ١٥ يوم